Образец журнала учетов
Журнальный учет используется в делопроизводстве для регистрации в хронологическом порядке приказов, входящих и исходящих документов, а также для последовательного документирования всех важных информационных сведений и операционных действий организации. Законодательные требования и методические рекомендации применяются к ведению только отдельных видов журналов. Как правило, в делопроизводстве используется журнал учета счетов фактур, журнал учета инструкций, а также учетно-регистрационные журналы:
- для регистрации корреспонденции (входящей и исходящей);
- для учета приказов, заданий и распоряжений;
- для регистрации справок;
- для учета договоров, актов выполненных работ, выданных доверенностей;
- для учета обращений клиентов.
Для удобства ведения управленческой деятельности и бухгалтерского учета каждое предприятие выбирает для себя наиболее оптимальную форму организации учета, разрабатывает и использует собственные виды регистрационно-учетных журналов. По каждому виду журнала оформляется образец правильного заполнения. Журналы могут вестись в бумажном и/или электронном виде.
Формы регистрации и учета документов
Для учета документационного обеспечения управления организацией применяются журнальные и карточные формы регистрации и учета документов. Для облегчения и усовершенствования ведения учета целесообразно купить автоматизированные программные модули.
Процесс делопроизводства подразделяется на три основных этапа работы с документами:
- документирование деятельности - непосредственное создание документов;
- документооборот - учет и организация движения документов;
- ведение архива документов.
Документооборот включает в себя определенный перечень работ с документами, оформляемыми на предприятии, а также весь перечень работ с входящей и исходящей документацией. Документооборот представляет собой деятельность сотрудников предприятия по обработке документов с момента их создания либо получения от сторонних организаций до полного выполнения всех требований, вытекающих из их содержания. В процессе обработки все документы подлежат инспектированию, регистрации, согласованию и передаче на исполнение.
Учет на бумажных носителях информации
Традиционные бумажные журналы, как правило, применяются в том случае, когда требуется подпись заявителя рядом с регистрационной записью либо при ведении учета документов с ограниченным доступом, например, документов, содержащих строго конфиденциальную информацию. Купить учетно-регистрационные журналы и вести учет в традиционной бумажной форме удобно для организаций с небольшим документооборотом. Для больших предприятий с разветвленной организационной структурой такая форма ведения учета усложнит процесс распределения заданий, приказов и обязательств между структурными подразделениями и в значительной степени усложнит весь процесс делопроизводства.
Автоматизация документооборота
Система электронного документооборота предоставляет возможность одновременного коллективного доступа ко всей учетной информации. При этом автоматизированный учет позволяет организовать персонифицированный доступ для отдельных лиц и целых категорий сотрудников с делегированием строго определенных прав и полномочий по чтению и редактированию информации. Программные алгоритмы корпоративных информационных систем выполняют большинство функциональных обязанностей сотрудников, ответственных за ведение учетно-регистрационных журналов. А возможность персональной настройки программного модуля позволяет настроить систему согласно со своей учетной политикой.